Mehr Zeit für die Menschen, denen Sie helfen.
etacare bündelt Aufgaben, Termine, Dokumentation und Team-Organisation in einer Software, die auf dem Handy genauso funktioniert wie im Büro — und individuell auf Ihre Einrichtung zugeschnitten ist. Weniger Papierkram, klare Übergaben, dokumentierte Verläufe — damit Ihr Team sich auf das Wesentliche konzentrieren kann.
Demo sofort verfügbar — kein Anmelden, keine Kreditkarte
Sie führen eine Einrichtung. Nicht eine Tabellen-Sammlung.
Übergabebücher in der Küche, Medikamenten-Listen am Whiteboard, Termine auf gelben Zetteln, Tagesberichte in einem Word-Dokument auf einem Laptop. Dazu eine WhatsApp-Gruppe, in der die Hälfte der wichtigen Infos verlorengeht.
Wenn dann ein Behörden-Audit ansteht, sammeln Sie tagelang Unterlagen zusammen. Mitarbeiter fragen dreimal nach, weil keiner mehr weiß, wo etwas dokumentiert ist. Und neue Kolleg·innen brauchen Wochen, bis sie den Überblick haben.
etacare löst genau diese Reibung — ohne dass Ihr Team monatelang umlernen muss.
Alles in einer Software — nicht in fünf.
Sechs Module, die ineinandergreifen. Was Sie heute in WhatsApp, Excel, Word und Outlook verteilt machen, läuft hier zentral — und ist nach Audit-Standard dokumentiert.
Bewohner-Akten
Vollständige Profile mit Anamnese, Notfallkontakten, Bewohner-Bild und Förderhistorie — alles griffbereit in einer Akte.
Tagesjournal & Verlauf
Tägliche Einträge pro Bewohner, kategorisiert und mit Verfasser. Für Langzeit-Themen ergänzt das Verlaufsprotokoll automatisch.
Aufgaben & Medikamente
Einmalige & wiederkehrende Aufgaben, Medikamentenpläne mit Dosis-Format „1/0/1". Erinnerungen, Erledigungsjournal, Komplikationen dokumentiert.
Termine & Schichten
Alle Termine zentral — Arzt, Therapie, Ausflüge, Elterngespräche. Schichtplanung inklusive, mit Drag & Drop, in vier Ansichten (Liste/Tag/Woche/Monat).
Förderplanung
Strukturierte Förderpläne mit Feinzielen und Maßnahmen pro Bewohner. Reviews automatisch im Kalender, Fortschritt sichtbar.
Mitsprache & Team
Mitsprache-Themen für Bewohner, Traktanden für Leitungs-Sitzungen, Mitarbeiter mit Rollen (Admin/Leitung/Betreuer). Alle auf demselben Stand.
Keine Software von der Stange.
Jede Wohngruppe arbeitet anders. Jedes Team hat eigene Routinen, eigene Begriffe, eigene Anforderungen. etacare passt sich an — nicht umgekehrt.
Wir hören zu
In einem ersten Gespräch lernen wir Ihre Einrichtung kennen: Abläufe, Eigenheiten, was bisher gut läuft und wo es hakt. Kein Vertriebs-Pitch, sondern echtes Verständnis.
Wir passen an
Kategorien, Felder, Rollen, Berichtsstrukturen, Workflows — alles wird auf Ihre Einrichtung zugeschnitten. Begriffe in Ihrer Sprache, Eingabefelder für Ihre Daten.
Wir wachsen mit
Brauchen Sie später ein neues Modul — etwa Dokumentenverwaltung, Abrechnung oder spezielle Berichte? Wir entwickeln es. Als Teil der Partnerschaft, nicht als teures Extra.
Beispiele aus der Praxis
Eine Pflegefamilie wollte eine eigene „Geschwister-Beziehungen"-Sektion in der Bewohner-Akte. Eine Wohngruppe brauchte einen vereinfachten Dienstplan-Export für die Lohnbuchhaltung. Eine Jugendhilfe-Einrichtung wollte Verlaufsprotokolle direkt ans Jugendamt exportieren können. Alle drei sind heute realisiert — weil etacare mit den Anforderungen wächst.
So sieht der Alltag mit etacare aus.
Screenshots aus der echten Demo-Umgebung — keine geschönten Renderings.
Dashboard — alles auf einen Blick
Heutige Termine, offene Aufgaben, letzte Tagesjournal-Einträge und Schichten — die ganze Wohngruppe in einer Übersicht. Pro Mitarbeiter*in personalisiert.
Kalender — Termine & Schichten
Vier Ansichten (Tag/Woche/Monat/Liste), Drag-Drop zum Verschieben, frei definierbare Schichten, automatische Wiederholungen. Arzttermine, Therapien, Ausflüge und Dienste — alles in einem Kalender.
Tagesjournal — strukturierte Doku
Strukturierte Einträge mit Beschreibung, Vorgehen und Kommunikation. Mehrere Bewohner pro Eintrag möglich. Verfasser, Datum und Kategorie sichtbar — bereit für jedes Audit.
Bewohner-Akte — die ganze Geschichte
Profil, Anamnese, Notfallkontakte, Förderpläne, Termine und Tagesjournal-Verlauf je Bewohner. Ein Klick erzeugt den LLK (Lebenslauf-Kurz) als PDF.
🎙️ Diktieren statt tippen
Übergaben, Vorgehen und Kommunikation direkt einsprechen — der Diktier-Button sitzt neben jedem Textfeld. Audio läuft verschlüsselt an AWS Frankfurt, wird nicht gespeichert. Der transkribierte Text landet bearbeitbar in der Doku — Korrekturen jederzeit möglich.
✨ KI-Verlaufsbericht für das Hilfeplangespräch
§ 36 SGB VIII — auf Knopfdruck. Die KI liest Tagesjournal, Förderziele, Verlaufsprotokoll, Anamnese und Medikation und erstellt einen strukturierten Bericht. Sie behalten die Letztkontrolle: der Bericht ist immer Vorschlag, nie Automatismus.
✨ KI-Suche — Fragen statt blättern
„Welche Vorfälle gab es diese Woche?" — „Wie entwickelt sich Lukas in der Schule?" Die KI durchsucht Tagesjournal, Verlaufsprotokolle und Förderpläne und antwortet in Klartext, mit Quellen-Verweisen.
Förderplanung — Feinziele, Maßnahmen, Reviews
Strukturierte Förderpläne pro Bewohner. Feinziele und Maßnahmen klar dokumentiert, Reviews automatisch im Kalender. Fortschritt wird sichtbar — auch für das Hilfeplangespräch.
Login-Daten kommen sofort per E-Mail.
Gemacht für Menschen, die Menschen begleiten.
etacare entstand in einer realen Pflegefamilie und ist heute überall einsetzbar, wo ein Team Verantwortung für andere übernimmt.
Pflegefamilien→ eigene Seite
Familien, die mehrere Pflegekinder betreuen und alle Termine, Medikationen und Doku im Griff behalten müssen.
Wohngruppen Jugendhilfe
Betreute Wohngemeinschaften für Kinder und Jugendliche — mit Schichtteams, Fallbesprechungen und Behörden-Doku.
Wohngruppen Behindertenhilfe
Einrichtungen für Menschen mit Beeinträchtigung — Förderpläne, Medikamente, Therapietermine, Mitsprache.
Therapeutische WGs
Stationäre und teilstationäre Einrichtungen — Verlaufsprotokolle, Anamnese, mehrstufiges Team.
Sechs gute Gründe.
Diktieren statt tippen
Übergaben, Tagesjournal und Förderplan direkt einsprechen. Audio läuft verschlüsselt über AWS Frankfurt — wird nicht gespeichert.
KI-Verlaufsbericht
Strukturierter Verlaufsbericht für das Hilfeplangespräch (§ 36 SGB VIII) auf Knopfdruck — aus Ihrer Doku. Sie behalten die Letztkontrolle.
Maßgeschneidert
Keine starre Software. Jede Einrichtung bekommt ihre eigene Konfiguration und kann neue Module ergänzen.
Hosting in Deutschland
Server-Standort Frankfurt, vollständig DSGVO-konform. AV-Vertrag verfügbar.
Mobile zuerst
Auf Handy, Tablet und Desktop. Übergaben unterwegs erfassen.
Rollen & Rechte
Leitung, Betreuer, Admin — jeder sieht, was er sehen soll.
LLK & PDF-Export
Lebenslauf-Kurz und weitere Dokumente per Klick erzeugen.
Persönlicher Support
Direkter Draht zum Team. Keine Hotline-Warteschleife.
Lieber ein persönliches Gespräch?
30 Minuten online, völlig unverbindlich. Wir schauen gemeinsam, ob etacare zu Ihrer Einrichtung passt, und beantworten Ihre Fragen.
Praxis-Wissen für Pflegefamilien und Wohngruppen
Konkrete Leitfäden, Vorlagen und Vergleiche aus dem Alltag — entwickelt mit echten Pflegefamilien.
etacare für SPF und Erziehungsstellen
Pain-Vokabular, Features, Pricing-Hinweis und Demo-Zugang speziell für Pflegefamilien mit 2–5 Pflegekindern.
Zur Übersicht →Leitfaden + VorlageHilfeplangespräch vorbereiten (§ 36 SGB VIII)
In 5 Stunden statt 8 vorbereiten. Entwicklungsbericht, 6 typische Fehler, Zeitplan — mit kostenloser Vorlage als PDF.
Artikel lesen →Vergleich + VorlageMedikamentenplan für mehrere Pflegekinder
Warum Consumer-Apps nicht reichen, was wirklich gebraucht wird, BTM-Pflichten — mit kostenloser 4-seitiger Vorlage.
Artikel lesen →Häufige Fragen
Ist etacare eine fertige Standardlösung oder lässt sich die Software anpassen?+
Wie schnell können wir starten?+
Wo werden unsere Daten gespeichert?+
Können wir bestehende Daten übernehmen?+
Was kostet etacare?+
Funktioniert das auf dem Smartphone?+
Können mehrere Standorte / Wohngruppen mit einer Lizenz arbeiten?+
Was passiert, wenn wir kündigen?+
Gibt es eine kostenlose Test-Demo?+
Wie funktionieren die KI-Funktionen und ist das datenschutzkonform?+
Schreiben Sie uns.
Ein paar Sätze genügen — wir melden uns innerhalb eines Werktags.
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