Sechs Bereiche. Ein System.
19 Arbeitsbereiche, gruppiert nach dem, was Sie tatsächlich tun, nicht nach dem, wie die Software gebaut ist. Alles davon ist im Platzpreis enthalten. Es gibt keinen Baukasten, keine ausgegrauten Funktionen und keine Upsell-Banner.
Demo ansehen: unsere Beispieleinrichtung, sofort, ohne E-Mail. 30 Tage testen: Ihre eigene Einrichtung, mit Ihren Daten, ohne Zahlungsdaten.
Bis 15 Plätze direkt online. Ab 16 Plätzen machen wir Ihnen ein Angebot.
Alle Bereiche sichtbar. Wechseln Sie um zu sehen, was eine Pflegefamilie stattdessen bekommt.
Der Tag
Was jeden Tag passiert, und was die nächste Schicht wissen muss.
- Schichtübergabe: eine Karte je Kind mit allem aus den letzten und für die nächsten 24 Stunden — Vorfälle, Journal, offene Aufgaben, anstehende Medikamentengaben, Termine
- Tagesjournal: kategorisierte Einträge mit Zeitstempel und verantwortlicher Person
- Dokumentation: zweite, kategoriegeführte Ebene für Gesundheit, Soziales, Familie, Berufsumfeld — Kategorien frei pflegbar
- Vorfall-Dokumentation: Sofortmaßnahme und Eskalations-Empfänger sind Pflichtfelder, der Vorfall-Zeitpunkt ist nach dem ersten Speichern unveränderlich, die Eskalations-Mail geht automatisch raus
- Aufgaben: einmalig oder wiederkehrend, mit Priorität, mehreren Kindern gleichzeitig zuordenbar
- Termine: je Kind, mit farbigen Kategorien
- Nachrichten: interne Kommunikation mit Kategorien und Dashboard-Widget
Das Kind
Die Akte und alles, was daran hängt.
- Bewohnerakte mit neun Reitern: Stammdaten, Hilfeplan, Verlauf, Gesundheit, Medikation, Dokumente, Kontakte, Betreuungsprofil, Verfahren
- Hilfeplan nach § 36 SGB VIII: Status von Entwurf bis Abschluss, Ziele mit eigenem Status, Teilschritte, Überprüfungen — Aufgaben lassen sich direkt an Ziele koppeln
- Medikation: Wirkstoff, Handelsname, Stärke, Darreichungsform, Schema 1-0-1-0, verschreibende Praxis, Zeitraum. Betäubungsmittel mit Nachweispflicht nach § 13 BtMG, Bedarfsmedikation mit Auslöser und Höchstmenge
- Aus dem Schema entstehen die Gabe-Aufgaben automatisch — niemand überträgt Zeiten von Hand
- Verlaufsprotokoll: chronologische Verlaufsdokumentation je Kind
- Heilpädagogik: Handlungspläne mit Zielen, Maßnahmen, Zwischenberichten und eigener Druckansicht
- Mitsprache: Beteiligung der Kinder und Jugendlichen, dokumentiert
Die Behörden
Verfahren, Fristen und Nachweise über alle Rechtskreise hinweg.
- Verfahrens- und Bescheid-Register: 16 Verfahrenstypen über sechs Rechtskreise, mit Aktenzeichen, Statuskette und Bewilligungszeitraum
- Fristen-Engine nach §§ 187, 188 BGB mit Werktagsverschiebung nach § 64 Abs. 3 SGG bzw. § 26 Abs. 3 SGB X, inklusive der Feiertage am Sitz der Behörde
- Kommunikations-Log: jede Änderung schreibt automatisch einen Nachweis-Eintrag
- Unterlagen-Mappe: derselbe Nachweis lässt sich mehreren Verfahren zuordnen
- Tägliche Erinnerungsmail zu laufenden Fristen
Die Weitergabe
Wenn andere übernehmen — Klinik, Kurzzeitpflege, Schulbegleitung, Vertretung.
- Übergabeblatt auf Knopfdruck, aus den Daten, die ohnehin gepflegt sind
- Sechs Profile steuern, welche Abschnitte mitgehen — die Schulbegleitung bekommt keine Diagnosen und keine Dauermedikation, die Klinik bekommt alles
- Die Vorschau lässt sich nicht überspringen: Sie sehen vor dem Druck, was das Blatt enthält
- Das PDF entsteht im Browser, nicht bei einem Cloud-Dienst
- Warnung, wenn das Profil älter als sechs Monate ist
Das Team
Dienst, Zeit und Rollen, für Einrichtungen mit Schichtbetrieb.
- Dienstplan im Wochenraster, mit Vorlagen, Abwesenheiten und Soll-Ist-Stunden
- Konflikterkennung: Überschneidungen, weniger als 11 Stunden Ruhezeit, mehr als 48 Stunden in der Woche, mehr als 10 Stunden am Tag
- Zeiterfassung: stempeln, nachtragen, korrigieren, auswerten, mit Live-Status
- Mitarbeitende, Rollen und Rechte: die Navigation richtet sich nach der Rolle
- Theorien- und Methodensammlung: fachliches Wissen an einer Stelle, für alle
Haus und Ablage
Der organisatorische Rest, der sonst auf Zetteln landet.
- Dokumente: Dateiablage mit Kategorien, je Einrichtung und je Kind
- Menüplan im Wochenraster
- Einkaufsliste
- Kategorien: die Listen hinter Journal, Terminen und Dokumentation pflegen Sie selbst
Dieselbe Software spricht zwei Sprachen.
etacare stellt sich auf die Einrichtungsart um. In der Pflegefamilien-Variante verschwinden Dienstplan, Zeiterfassung und Mitarbeitendenverwaltung vollständig, und die Begriffe drehen sich mit: aus „Mitarbeitende" wird „Vertretung", aus „Schichtübergabe" wird „Übergabe an die Vertretung", aus „Bewohner" werden „Pflegekinder".
Eine Pflegefamilie sieht damit keine Heimsoftware mit abgeschalteten Feldern, sondern ein Werkzeug in ihrer eigenen Sprache. Der Schalter oben zeigt genau das — er ist dieselbe Umschaltung, die auch in der Software steckt.
Dieselbe Übergabe-Seite in der Pflegefamilien-Variante: „Pflegekinder" statt „Bewohner", keine Zeiterfassung, kein Dienstplan.
Und was es noch nicht gibt.
Anwesenheitsdokumentation, Lernzeit- und Hausaufgabenprotokoll sowie eine Eltern-Kommunikation mit Vertraulichkeitsstufen gibt es noch nicht. Für Tagesgruppen und heilpädagogische Tagesstätten sind das drei Bausteine, die im Alltag gebraucht werden — wir sagen das lieber vorher als im dritten Gespräch.
Wenn Sie eine Tagesgruppe führen und trotzdem einen Blick werfen möchten: melden Sie sich. Wir zeigen ehrlich, was heute geht und was nicht.
Was in jedem Bereich mitläuft.
Diktieren statt tippen
In allen längeren Textfeldern. Die Spracherkennung läuft über einen Dienst in Frankfurt, die Aufnahme wird nicht gespeichert.
KI, die vorschlägt statt entscheidet
Entwurf für Verlaufsberichte und Volltextsuche über die Dokumentation. Die Ergebnisse sind Vorschläge, die Sie prüfen und bearbeiten — die Letztkontrolle bleibt bei Ihnen.
KI ist im Standard ausgeschaltet
Sie schalten sie je Einrichtung frei, nicht wir. Vor jedem Aufruf werden Namen durch Platzhalter ersetzt, es findet kein Modell-Training mit Ihren Daten statt.
Im Browser, auch auf dem Handy
Keine Installation, kein App-Store, keine Geräteverwaltung. Die Übergabe lässt sich auf dem Weg zum Auto erfassen.
Getrennte Mandanten
Jede Einrichtung sieht ausschließlich ihre eigenen Daten. Die Trennung ist in der Datenbank verankert und wurde gegen die Produktivdatenbank durchgetestet.
Hosting in Frankfurt am Main
Auftragsverarbeitungsvertrag, technische und organisatorische Maßnahmen, Subprozessoren-Liste und ein Entwurf für die Datenschutz-Folgenabschätzung liegen bereit.
Was Sie selbst einstellen, und was wir machen.
Die Listen hinter Tagesjournal, Terminen und Dokumentation pflegen Sie selbst: eigene Kategorien, eigene Farben, eigene Reihenfolge. Rollen und Sichtbarkeiten legen Sie ebenfalls selbst fest. Das deckt den größten Teil dessen ab, was Einrichtungen an Anpassung brauchen, und es geht sofort, ohne Ticket und ohne Wartezeit.
Wenn in Ihrem Alltag etwas fehlt, das über Einstellungen nicht abbildbar ist, sprechen Sie uns an. Was mehreren Einrichtungen hilft, bauen wir und nehmen es in die Basis auf — so sind das Behörden-Cockpit und das Übergabeblatt entstanden.
Am schnellsten sehen Sie es selbst.
29 € pro Platz und Monat. Alles inklusive. Monatlich kündbar. Die Demo läuft ohne Anmeldung, wahlweise als Pflegefamilie oder als Wohngruppe.
Demo ansehen: unsere Beispieleinrichtung, sofort, ohne E-Mail. 30 Tage testen: Ihre eigene Einrichtung, mit Ihren Daten, ohne Zahlungsdaten.
Was das kostet, steht vollständig auf der Preisseite.
Wohngruppen-Kompass
Alle 14 Tage den Überblick behalten
Was sich bei Recht, Finanzierung, Aufsicht und Praxis für betreute Wohngruppen bewegt — kompakt eingeordnet per E-Mail, statt selbst suchen zu müssen. Jederzeit abbestellbar.